Souscriptions : une activité « pas très glamour mais fondamentale »

« On s’amuse de certaines adresses mail fantaisistes… » De l’aveu d’Hélène, sa responsable, les activités du comité souscriptions donnent peu d’occasions de rigoler. Pourtant, elles sont indispensables. C’est pourquoi elles ont l’honneur du premier article de notre série sur ces bénévoles qui, en plus de leurs services, donnent de leur temps pour faire fonctionner notre coopérative.

Vous vous souvenez de votre fiche de souscription ? Ce formulaire A4, glissé dans une pochette plastique usée par ses nombreuses vies, que vous avez rempli lors de votre réunion d’accueil : nom, prénom, date de naissance, date de souscription, adresse mail, adresse postale, numéro de téléphone, montant de la souscription, mode de paiement, choix d’un créneau de service… Soudain, vous vous êtes senti atteint de phobie administrative, pas vrai ?

Qu’est-elle devenue ensuite, cette fichue fiche ? Et bien, elle est passée entre les mains du comité souscriptions. Elles sont six dans ce comité. Oui, uniquement des femmes, à s’adonner à la joyeuse tâche de saisie informatique, de vérification de toutes ces informations, d’attribution des numéros de membres, des créneaux…

Après chaque réunion d’accueil, une de ces volontaires scanne tous les documents et en fait des pdf pour que les autres participantes puissent les consulter à distance. Ensuite, la première à « se jeter sur les pdf » va retranscrire les informations essentielles dans un tableau informatique. C’est là que commencent les difficultés : pour décrypter nos écritures en pattes de mouche et nos ratures, pour distinguer les tirets du haut, du bas ou d’ailleurs, pour vérifier que les chèques sont bien présents, bien remplis, bien signés… Une fois qu’elle s’est arraché quelques cheveux, elle passe le relais à une seconde, qui relit et vérifie que tout est conforme et cohérent.

Ce premier listing est temporaire, il permet de ne rentrer dans le logiciel de La Louve, Odoo, que des informations valides. Donc, rebelote dans Odoo : on copie-colle tout ça. Encore quelques clics et voilà attribués les précieux sésames de tout coop’ : son numéro de coopérateur et son inscription dans un créneau (ou comme volant bien sûr). Une autre volontaire réalise encore une ultime vérification et, à la faveur de la nuit, un mail s’envole vers chaque nouveau membre pour lui permettre de créer son espace membre.

Mais, ciel ! Une nouvelle réunion d’accueil s’annonce. À raison de deux réunions par semaine en moyenne, il faut tenir le rythme ! Hélène a compté 1 441 nouveaux coopérateurs depuis juillet 2018. À cela il faut ajouter la gestion des quelques 456 départs (essentiellement pour cause de déménagement) qu’elle gère également avec une autre membre. Merci donc à elles : Élisabeth, Geneviève, Hélène, Julie, Kasia et Silvia pour leur engagement* !

* Un engagement tellement fort, que l'une d'elles, malgré son déménagement en province, continue de participer à ces tâches.